Håndtering af personoplysninger
Håndtering af personlige oplysninger af Fokus Fotografi
Persondataforordningen, også kaldet GDPR (General Data Protection Regulation, GDPR), tages meget alvorligt hos Fokus Fotografi.
Vi arbejder hårdt på at sikre os, at alle der besøger vores webshop KUN kan se billeder af sig selv eller sine børn. Dette sikres ved uddeling af personlige QR-koder op til fotograferingen, således at vi i forvejen kan forbinde elever med forældres e-mails.
Det er også meget vigtigt for os at understrege, at Fokus Fotografi aldrig sælger eller udveksler dine eller dine børns personoplysninger til tredjepart!
Har du spørgsmål til, hvordan vi håndterer persondata, så tøv ikke med at kontakte os:
Fokus Fotografi ApS
Korsørgade 17
2100 København Ø
Tlf.: 60 40 10 40
foto@fokusfotografi.dk
Nedenfor følger en beskrivelse af hvordan Fokus Fotografi håndterer personlige oplysninger:
1 Hvor kommer oplysningerne fra?
Fokus Fotografi modtager personoplysninger på to måder:
1) Fokus Fotografi ApS kan modtage oplysninger om elever fra den skole, der selv eller via skolebestyrelsen, har bestilt os til at varetage skolefotograferingen.
Oplysningerne modtages fra Tabulex, KMD eller UV-Data (tidl. Dansk Skoledata), alt efter hvilket administrativt system skolen benytter sig af.
2) Eller direkte fra kunden selv via aktiv online-tilmelding op til en skolefotografering eller institutionsfotografering. Når en kunde tilmelder sig selv eller sit barn til
fotografering, modtager vi oplysninger om kunden herigennem.
2 Med hvilket formål behandles oplysningerne?
Oplysningerne behandles med det formål af varetage fotografering hos den skole eller institution der har bestilt Fokus Fotografi, herunder portrætter og gruppebilleder til administrationen, samt salg af billeder til evt. interesserede forældre.
3 Med hvilken hjemmel behandles oplysningerne?
Fokus Fotografi ApS har en databehandleraftale med alle de skoler, hvor skolens administration eller skolebestyrelsen har bestilt os til at varetage skolefotografering. Ved tilmelding til fotografering, som sker via QR-kode eller link på intra - angiver interesserede købere relevante oplysninger, således at Fokus Fotografi efterfølgende kan sende et link til deres barns/børns bestiller, mhp. senere evt. køb af billeder. I forbindelse med køb af billeder, angiver køber yderligere personoplysninger som anses for nødvendige ifm. eksekvering af deres ordre.
4 Hvilken følsomhed har oplysningerne?
Fokus Fotografi ApS modtager almindelige personoplysninger fra de kunder vi servicerer, såsom klassetrin, navn, adresse og tlf.-nummer. I nogle tilfælde modtages oplysninger om fødselsdato, således at Fokus Fotografi kan levere studiekort til skolen/institutionen, herunder særligt gymnasier. Efter fotografering vil Fokus Fotografi have "særligt følsomme oplysninger" af de personer der har deltaget i fotograferingen, da et billede kan vise informationer om helbredsmæssige og racemæssige forhold. Læs mere om opbevaringen af data under pkt. 11.
I forbindelse med køb af billeder, angiver køber yderligere købsrelevante personoplysninger som anses for nødvendige ifm. eksekvering af deres ordre, såsom adresse.
5 Er den registrerede oplyst om behandlingen?
Ja!
I vores webshop informeres besøgende om behandlingen, under menupunktet Persondata i bunden af webshoppen og hjemmesiden. Under hele forløbet, fra tilmelding til bestilling, er der adgang til menupunktet Persondataforordning.
6 Er personoplysningerne nødvendige for formålet?
Ja!
Når Fokus Fotografi ApS bestilles til at varetage skolefotografering, indebærer det levering af portrætter og gruppebilleder af elever og personale til skolens administrative systemer, som er nødvendigt for skolens daglige drift. Forudsætning for korrekt arkivering og identifikation af portrætter, samt digital levering, er at vi på forhånd modtager personlige oplysninger om de elever og medarbejdere der potentielt deltager i fotograferingen. For at Fokus Fotografi også kan tilbyde forældre og evt. myndige elever at købe billeder, anvendes de oplysninger der modtages via online-tilmelding, til eksekvering og fakturering af evt. bestilling(er). Dette gælder for både skoler og institutioner.
7 Hvornår udløber/slettes oplysningerne?
Indtastede oplysninger ifm. tilmelding til fotografering i vores administrative system slettes, når samarbejde med skolen ophører, for at kunne servicere skolens administration i hele samarbejdsperioden. Dog opbevares oplysningerne ikke i mere end 5 år, der som minimum er påkrævet af bøgføringsloven. Alle oplysninger om kunder eller elever/børn, vil straks blive slettet på anmodning af den respektive forælder/kunde, som påkrævet under "right to be forgotten".
8 Er udløbsdatoen i overensstemmelse med formålet?
Ja. Fokus Fotografi ApS leverer fotografering til skoler og institutioner på nogle fastsatte tidspunkter på året. Dog har vi erfaring med at kunder pga. forskellige forhold (økonomi, forglemmelser, højtider) ønsker at have mulighed for at bestille billeder året rundt, og ikke kun i en kort periode efter selve fotograferingen. Det samme gælder administrationen på skoler og institutioner, der af forskellige årsager, ønsker assistance med billeder der førhen er taget af elever og medarbejdere.
9 Er personoplysningerne korrekte og ajourførte?
Fokus Fotografi ApS kan ikke stå inde for at oplysninger modtaget fra skoler er ajourførte og korrekte. Til gengæld vil alle kunder have mulighed for at skrive deres personoplysninger på deres brugerprofiler i vores webshop, hvorefter personoplysningerne må formodes at være korrekte og ajourførte.
10 Hvem har adgang til oplysningerne?
Fokus Fotografi ApS’s ansatte, såsom fotografer, billedbehandlere og administrativt personale. Portrætter og klassebilleder leveres til de respektive skoler, som led i den aftale der er indgået mellem Fokus Fotografi og skolerne.
11 Hvor lagres personoplysningerne?
Oplysninger modtaget fra kunder, herunder forældre og myndige elever, samt fra skoler og evt. institutioner, opbevares på Fokus Fotografi’s eksterne server hos Hetzner i Tyskland, og alle billedfiler af elever og personale opbevares lokalt på server i aflåst rum, hos Fokus Fotografi.
Fokus Fotografi tager sikker opbevaring af persondataoplysninger meget alvorligt.
12 Er der procedurer som sikrer den registreredes rettigheder?
Ja.
Du har altid ret til:
1) Indsigt om hvilke data Fokus Fotografi ApS har om dig,
2) At korrigere personoplysninger som Fokus Fotografi ApS har om dig, således at de er korrekte og ajourførte.
3) Retten til at slette data, også kaldet "right to be forgotten", hvor vi på din anmodning vil slette alle persondata vi er i besiddelse af om dig eller dit barn.
Du kan henvende dig her: https://www.fokusfotografi.dk/kontakt
Fokus Fotografi ApS forbeholder sig retten til at nægte sletning af data, såfremt det bryder bogføringsloven, eller du har en uafklaret økonomisk sag.
Du har mulighed for at klage over Fokus Fotografi ApS’s behandling af dine oplysninger til vores kundeservice på foto@fokusfotografi.dk eller tlf. 60 40 10 40, samt Datatilsynet.
13 Hvem videregiver vi oplysningerne til? (Underdatabehandlere)
Vi benytter os af Visma E-Conomic A/S som leverandør af regnskabsprogram til fakturering regnskab.
Vi benytter os af leverandører til håndtering af onlinebetalinger. Dette foregår krypteret.
Billeder videregives til de skoler, der har indgået en aftale med Fokus Fotografi ApS om fotografering af deres respektive elever og medarbejdere.
Såfremt der stadig ikke betales for en bestilt vare efter 3. rykker, forbeholder Fokus Fotografi sig retten til at sende den pågældende kundes personoplysninger videre til et inkassobureau, med henblik på opkrævning af det skyldige beløb. Dette dog først efter lovpligtige rykkere, og ofte forsøg på telefonisk henvendelse.
Fokus Fotografi ApS benytter sig af et eksternt Trykkeri til levering af årsbog.
Fokus Fotograf ApS benytter sig af eksterne IT-udviklere, som videregives oplysninger, men som har adgang qua deres berøring med vores administrative systemer og webshop.
Fokus Fotografi ApS får hostet hjemmeside hos en underdatabehandler.
Fokus Fotografi ApS har en backup server stående hos en underdatabehandler.
14 Foreligger der (under)databehandleraftale(r)?
Ja. Både med skoler hvorfra vi modtager personoplysninger, samt vores underdatabehandlere.
15 Overføres oplysningerne til lande udenfor EU / EØS?
Nej!